Welke juridische documenten moet je hebben als onderneming?

Als starter zie je soms de bomen niet meer door het bos… zeker wat “legal” betreft. Wat heb je nu zeker wel nodig wanneer je start en wat zijn “nice to have’s”? Je leest er alles over in deze blog.

Sowieso: Factuur

Als onderneming ben je verplicht om facturen op te stellen voor de producten of diensten die je verkoopt en de betaling die je daarvoor ontvangt. Op die factuur zijn er een aantal verplichte vermeldingen waarmee je rekening moet houden waaronder: je handels-en vennootschapsnaam en maatschappelijke zetel, je BTW-nummer, de datum waarop de levering plaatsvond, een omschrijving van de prestaties die je hebt geleverd, het totaalbedrag waarop je de BTW berekent en vermelding van het juiste BTW-tarief en totaalbedrag van de belasting. Daarnaast vermeld je ook de naam, maatschappelijke zetel en het BTW-nummer van je klant, enkel zo kan je klant de factuur juist inboeken in zijn boekhouding.

Vergeet ook zeker niet het woordje “factuur” te vermelden, de datum waarop je de factuur hebt opgemaakt en gebruik een consistente nummering voor je facturen. Bijvoorbeeld: 2021/001, 2021/002,…

Ook: Privacy Policy

Van zodra je klanten prospecteert, contacteert, factureert,… verwerk je persoonsgegevens. Zelfs wanneer je enkel een contactformulier hebt op je website verwerk je potentieel persoonsgegevens. Of ook: wanneer je geen website hebt, maar in contact treedt met prospecten en klanten via telefoon, persoonlijk contact, doorverwijzing,…

Een degelijke en up-to-date Privacy Policy is dus sowieso een must. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (of GDPR) verplicht jou namelijk om iedereen van wie je persoonsgegevens verwerkt voorafgaand te informeren over welke gegevens je verwerkt, welke het doel is voor de verwerking,…

Een privacy policy is dus niet enkel een must-have, maar ook nooit een copy-paste van een template. De template zal je altijd moeten personaliseren.

Ook: Verwerkersovereenkomst

Van zodra je een beroep doet op bijvoorbeeld een websitebouwer, een business consultant,… of iemand anders die toegang heeft tot de persoonsgegevens van jouw klanten ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met deze partij. Vraag dit dus zeker na bij de opstart van dergelijke samenwerkingen.

Wanneer je zélf website developer, marketeer, business consultant,… bent kan het de moeite zijn om zélf een template van verwerkersovereenkomst (of gewoon verwerkersvoorwaarden) te hebben die je zelf kan voorstellen aan je klanten. Op die manier kan je consistentie behouden in de afspraken die je maakt met klanten over de verwerking van de persoonsgegevens waartoe je toegang hebt.

Nice-to-have: Algemene Voorwaarden

Het hebben van algemene voorwaarden is geen wettelijke verplichting. Toch is het absoluut een very-nice-to-have voor élke ondernemer vanaf je eerste contacten met potentiële klanten. In je algemene voorwaarden kan je regelen welke betaalvoorwaarden gelden, wat er moet gebeuren in geval van annulatie (misschien wil je niet dat klanten kunnen annuleren)? Welke intellectuele eigendom je al of niet overdraagt? Welke de oplevertermijn is? Welke garanties je geeft?

Je kan je volledige procesflow en alles wat potentieel verkeerd kan lopen regelen in je algemene voorwaarden. Misschien heb je al het één en ander meegemaakt met klanten? Ook dat zijn interessante learnings die je kan meenemen in je algemene voorwaarden.

Doe je een beroep op onderaannemers? In dat geval is het cruciaal om bij de opmaak van je algemene voorwaarden stil te staan bij de garanties die je krijgt van je onderaannemers. Bijvoorbeeld: je onderaannemer garandeert een oplevertermijn van 4 weken? Dan kan jij aan je klant moeilijk 3 weken oplevertermijn beloven. Idem voor betaling: je onderaannemer wil betaald worden op 14 dagen, maar je klant moet pas betalen op 30 dagen? Dan moet jij voorschieten, geen ideale situatie. Het is dus zaak om je de voorwaarden van je onderaannemers ook nder de loep te nemen bij de opmaak van je eigen voorwaarden: je kan immers maar geven aan je klant wat je zelf krijgt van je onderaannemer.

Nice-to-have: NDA

Een NDA kan in veel gevallen een nice-to-have zijn. Een template die je hebt klaarliggen en die je kan tevoorschijn halen wanneer het nodig zou zijn, bijvoorbeeld: je klant is nieuw in de markt waarin hij actief is en wil nog even onder de radar blijven, of: je adviseert als business consultant in kader van een potentiële overname. In dat geval zal je klant van jou de nodige confidentialiteit vragen. Wanneer je zélf een template kan voorstellen, win je tijd en kom je een pak professioneler over.

Hulp nodig met het opstellen van je algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst, NDA,..?